שאלות ההבהרה הן כלי חשוב מאוד בהליך הגשת המכרז.
מומלץ לעבור על המכרז בצורה מדוקדקת מאוד לפני המועד האחרון לשאלות ההבהרה.
בשאלות ההבהרה עלינו לוודא שכל הפרטים במכרז ברורים ואינם משתמעים לשתי פנים.
יש לוודא כי אופן ההגשה, הוכחות הניסיון והצעת המחיר מוצגים על ידינו במענה באופן מדויק.
כנס ספקים / סיור קבלנים
מפרסם המכרז יכול לקבוע כנס/סיור ספקים ובו קריאה למציעים להשתתף.
לא בכל מכרז מתקיים כנס ספקים.
במקרים בהם מתקיים כנס על המציע לבדוק האם ההשתתפות בו הינה חובה.
במידה והכנס הינו חובה, הוא מהווה תנאי סף להשתתפות במכרז, מציע שלא ישתתף לא יוכל להגיש הצעה.
במקרים בהם הכנס הינו רשות, יכול המציע לקבל החלטה ביחס להשתתפותו.
עם זאת, גם במקרים בהם הכנס רשות, מומלץ ביותר להשתתף בו. הכנס מהווה הזדמנות מצוינת לקבל פרטים, הבהרות ודגשים ביחס למכרז ולהתרשם מתנאי השטח במכרזים מסוג מסוים.
כמו כן, הוא מאפשר למציע להכיר את המשתתפים במכרז עליו הוא מתמודד, ללמוד משאלותיהם והשיח המתנהל ולקבל החלטות אסטרטגיות ביחס להגשת ההצעה וההרכב שלה.
קריאה מעמיקה של מסמכי המכרז
יש לקרוא את מסמכי המכרז מספר פעמים בצורה מעמיקה על מנת לדלות פרטים נוספים ודגשים המופיעים במקומות שונים במכרז, במטרה לדייק ולא לפספס מסמכים נדרשים ונקודות איכות.
אין להסתמך על סיכום כזה או אחר של מסמכי המכרז המופיעים כנספח במכרז.
הוכחת ניסיון החברה
בעת מילוי טפסים להגשת המכרז, מילוי הטבלאות המפרטות את ניסיון המציע, להוכחת תנאי הסף והקריטריונים של האיכות, אינן מהוות הוכחה לניסיון!
יש לצרף אסמכתאות המוכיחות את הניסיון, לדוגמא: הזמנות עבודה, הסכמים, המלצות וכו'.
ערבות מכרז
יש לבדוק שכתב הערבות שסופק על ידי הבנק תואם באופן זהה לנוסח הערבות המצורף למכרז.
אין לסמוך על הבנק ויש לעבור אות-אות על מנת לוודא שאין סטייה.
שימו לב - סטייה הכי קטנה תוביל לפסילה.
ערבות המכרז הינה המסמך היחיד שאם קיימת סטייה אפילו הקטנה ביותר מהנוסח האחיד,
לוועדת המכרזים אין שיקול דעת אלא לפסול את הצעת המציע.אין להסתמך על סיכום כזה או אחר של מסמכי המכרז המופיעים כנספח במכרז.
הכנת המכרז להגשה
בבואכם לגשת למכרז, יש להקפיד למלא באופן מדויק את הוראות המכרז הקשורות לאופן ההגשה וחלוקה למעטפות.
ישנם מכרזים בהם נדרש להגיש את הצעת המחיר במעטפה נפרדת.
באותם מכרזים, הגשת הצעת המחיר ביחד עם מסמכי המכרז או חשיפת המחיר במסמכי המכרז – תוביל לפסילת ההצעה!
מכרזים דו-שלביים
בהצעת המחיר במכרזים דו שלביים קודם בודקים את ציון האיכות ורק לאחר מכן בודקים את הצעת המחיר.
לכן במכרזים אלה יש להגיש את הצעת המחיר במעטפה נפרדת.
כל רמז להצעת המחיר בחלק המנהלתי והאיכותי יוביל לפסילת ההצעה.
